Nieuwe functie: Opvolging

Prospect Driver heeft een vierde tabblad: Opvolging. Daar staan de bedrijven waar je een contactpersoon hebt benaderd en het daarna stil bleef. Na veertien dagen komt zo’n bedrijf bovenaan te staan en maandagochtend in je mail. Je houdt zelf niets bij: elke stap die je vanuit Prospect Driver zet, komt er vanzelf in te staan.

Welk probleem lost Opvolging op?

Een eerste benadering gaat snel. Je zoekt een bedrijf op, kiest een contactpersoon, en verstuurt een dossier of pakt de telefoon. Twee weken later weet niemand meer waar geen reactie op kwam. Niet uit onwil, maar omdat er andere dingen om aandacht vragen.

Opvolging houdt dat spoor voor je bij, zodat een tweede en derde poging geen kwestie van geheugen of discipline meer is.

Wanneer komt een bedrijf in de lijst?

Een bedrijf komt in de lijst zodra je vanuit Prospect Driver een stap zet richting een contactpersoon bij dat bedrijf. Dat zijn er vier:

• Je stuurt een dossier op
• Je gebruikt de knop Bellen, E-mail of LinkedIn op de resultaatkaart
• Je voegt iemand toe aan een Social Runner-campagne
• Je stuurt een postkaart via MDM

Een bedrijf opzoeken of een kaart bekijken telt niet mee. Verrijken is nog geen benadering: je weet dan wie je zou kunnen benaderen, meer niet. Je kunt dus een middag lang kaarten openen zonder dat er iets in je opvolglijst verschijnt.

Bij Bellen, E-mail en LinkedIn legt Prospect Driver vast dat je die stap hebt gezet. Of je iemand ook echt te pakken kreeg, of je mail werd gelezen, kan het portaal niet weten. Dat bepaal jij zelf met de knoppen in de lijst.

De lijst groepeert op bedrijf, terwijl je een persoon benadert. Benader je later iemand anders bij dezelfde organisatie, dan is dat een volgende stap in dezelfde benadering en geen nieuwe regel.

Wanneer komt een bedrijf bovenaan te staan?

Na veertien dagen zonder volgende stap. Bovenaan staan de bedrijven die aan de beurt zijn, daaronder de rest met erbij wanneer ze aan de beurt komen. Op het tabblad zelf staat een bolletje met het aantal bedrijven dat wacht, ook op je telefoon.

Die veertien dagen zijn een standaard, geen wet. Onderaan het tabblad Profielinstellingen staat het veld Opvolgtermijn in dagen, waar je er 7 of 21 van kunt maken. Toegestaan is 1 tot 90. Let op: die instelling geldt voor alle profielen en gebruikers van je organisatie.

Wat kun je met een bedrijf in de lijst doen?

Elke rij heeft drie knoppen, ook als de termijn nog niet om is. Heb je iemand na drie dagen al aan de lijn, dan sluit je het meteen af.

• Ik heb contact bereikt. Er is een reactie, een gesprek of een afspraak. Het bedrijf verdwijnt uit de lijst.
• Ik stop met dit bedrijf. Geen interesse, verkeerd moment, verkeerd bedrijf. Ook weg uit de lijst.
• Verder met dit bedrijf. Je gaat naar de kaart van de persoon die je het laatst benaderde, om een ander kanaal te kiezen of iemand anders bij hetzelfde bedrijf te pakken. Het bedrijf blijft staan.

Die derde knop kost normaal gesproken geen credit: de gegevens staan er nog en worden hergebruikt. Alleen als de profielinstellingen sinds die verrijking zijn gewijzigd, bijvoorbeeld doordat telefoonnummers verrijken inmiddels aanstaat, wordt er opnieuw verrijkt.

Wat krijg je maandagochtend in je mail?

Heb je bedrijven die aan de beurt zijn, dan ligt er maandagochtend een overzicht in je inbox: welk bedrijf, wat de laatste stap was en hoe lang geleden. Staat er niets aan de beurt, dan krijg je geen mail.

Afsluiten doe je in het portaal en niet vanuit de mail. Een knop in een mail vraagt om een link die zonder inloggen werkt, en zulke links worden doorgestuurd en blijven in archieven hangen.

Zie je ook wat je collega’s doen?

Standaard zie je alleen de bedrijven die jij als laatste hebt benaderd. Benadert een collega daarna hetzelfde bedrijf, dan neemt hij de benadering over en verdwijnt die uit jouw lijst.

Je beheerder kan per gebruiker instellen dat iemand alle lopende benaderingen van de organisatie ziet, met erbij wie ze deed. Handig voor wie de commercie overziet of voor een team dat het van elkaar wil kunnen volgen. Die wijziging werkt zodra je opnieuw inlogt.

Hoe begin je?

Je hoeft niets in te stellen of aan te zetten. Open het tabblad Opvolging en je ziet welke benaderingen van de afgelopen periode nog openstaan. Prospect Driver kijkt 180 dagen terug, net als het blok “Eerder bij dit bedrijf” op de resultaatkaart.

Een lange lijst bij de eerste keer is normaal. Loop hem één keer door, sluit af wat afgerond is, en daarna blijft hij vanzelf kort.

Meer weten over hoe Opvolging werkt: zie hoofdstuk 6 van de handleiding in Prospect Driver