Hoe kleine pauzes je productiever maken
De Pomodoro techniek, een techniek van 25 minuten en een structuur.
Je deadline nadert, het projectplan is nog lang niet af en je collega’s blijven je lastigvallen met allerlei te simpele vragen. Door de stress die dit oplevert, is de koffie machine je beste vriend. Elke keer dat je koffie haalt, ben je ook even van die stress af! Terug op je werkplek worden de social media kanalen om de 10 minuten wel bezocht Of je bent met je gedachte bij die voetbal wedstrijd die vanavond word gespeeld. Er gebeurt van alles in je hoofd behalve focus op het projectplan.
Herken je deze onrust?
Dan is de Pomodoro techniek wellicht iets voor jou.
De naam Pomodoro techniek is zo ontstaan omdat de bedenker, Francesco Cirillo, een kookwekker gebruikte in de vorm van een tomaat. De Pomodoro techniek is een methode om je werktijd in blokken te gaan managen. Dit doe je met behulp van een kookwekker of je Iphone “:-).
Hoe zit dat nou met die tomaat en die 25 minuten?
In de jaren ’80 merkte Francesco dat hij niks gedaan kreeg wanneer iedereen hem vragen bleef stellen en hij constant last had van afleiding. De Italiaan wist dat hij bij zichzelf en anderen nieuwe gewoontes moest gaan ontwikkelen. Hij pakte een timer uit de keuken (die er toevallig als een tomaat uitzag, ‘pomodoro’ in het Italiaans) en zette hem op 25 minuten.
Het menselijk brein is het beste als het in kleine porties wordt ingezet van maximaal 25 minuten. Precies genoeg tijd om volledig gefocust aan een taak te kunnen werken. En slim om daarna even 5 minuten een pauze te nemen. Dat bleek prima te werken. Bovendien wist iedereen om hem heen wanneer Francesco ‘midden in een Pomodoro’ zat en lieten ze hem met rust.
De pomodoro techniek kun je in delen inzetten:
1. Schrijf alles van je af
Neem een vel papier of een lege excel sheet en schrijf alle werkzaamheden en activiteiten die nog gedaan moeten worden in 1 overzicht. En echt alles, haal je hele geheugen leeg en schrijf alles op deze lijst. Hou dit ook vol, ongetwijfeld heb je een dag later toch nog wat zaken die je op deze lange lijst moet zetten.
2. Maak een Pomodoro to do list
Zet de werkzaamheden en activiteiten van je complete lijst op de to do list, in prioriteit van afhandeling als dat in alle geval al te bepalen is. Zorg dat je de lastigste taken de hoogste prioriteit geeft.
3. Zet de kookwekker – timer op 25 minuten
En ga aan de slag met de eerste taak van de to do list. Werk nu geconcentreerd door tot de 25 minuten volledig ingevuld zijn. Er is maar 1 taak en 1 doel voor deze 25 minuten. En ook al heb je het prima naar je zijn en gaat het geweldig neem de 5 minuten pauze als de timer na 25 minuten afgaat.
4. Neem een pauze van 5 minuten
Zorg dat je voor dat je start met de eerste pomodoro ook al hebt bepaald wat je gaat doen in de pauze van 5 minuten. Stuk wandelen, of de trap meerdere keren op en af lopen. of gewoon uit het raam staren. Doe iets fysieks geef je brein even een echte pauze.
Nu je weer heerlijk ontspannen en opnieuw opgeladen bent begin je weer van voor af aan. Net zo lang tot je werk van je lijstje op is, of je genoeg uren aan werk hebt besteed voor vandaag.
Dit kun je blijven herhalen tot je 4 pomodoro’s hebt gedaan. je hebt er dan 2 uur geconcentreerd werken op zitten. Ik voorspel dat je meer hebt gedaan dan tot nu toe in 2 uur. ( probeer het maar eens 😉
5. Neem nu een langere pauze
Als het goed is heb je er nu 2 uur aan Pomodoro’s op zitten. Je mag een wat langere break nemen: 10 tot 15 minuten afschakelen is het devies. Als je een collega hebt die ook deze techniek gebruikt kunnen jullie samen die pauze invullen, of kies voor een gezonde snack om je energiepeil op niveau te houden en weer kan een verfrissend ommetje goed zijn voor je lijf en je brein.
Waarom werkt de pomodoro techniek?
Erg mooi die pomodoro techniek, maar waarom werkt hij eigenlijk zo goed? Heeft allemaal te maken met één heel belangrijk cognitief proces: aandacht.
Aandacht
Aandacht is een veelbesproken term in de neurologische psychologie. Het is één van de belangrijkste cognitieve processen die onderzocht kan worden, want aandacht lijkt de beginstap voor alle andere cognitieve processen zoals geheugen en emotie.
Maar waarom werkt de pomodoro techniek nou om je aandacht te optimaliseren? Dit komt door twee processen die de pomodoro techniek volledig uitbuit.
Twee grote voordelen
Het eerste is dat we door onderzoek redelijk zeker weten dat 20 tot 25 minuten de maximale tijd is waarin we ons brein maximaal kunnen gebruiken. Daarna wordt het door minder.
Het tweede proces is als alle collega’s weten dat jij de pomodoro techniek gebruikt zullen ze je tijdens een pomodoro ook niet lastig vallen. Minder afleiding door je omgeving is een zekere productiviteits-boost.
